Cómo combinar todos los archivos de una carpeta con Power Query
Junta los Excel de cada sucursal o de cada mes en una sola tabla con Power Query, saca la sucursal del nombre del archivo y actualiza con un clic cuando llegue uno nuevo.
Cada sucursal te manda su Excel de ventas. O el sistema exporta un archivo por mes. Al final tienes una carpeta con 12, 30 o 100 archivos con la misma estructura, y alguien tiene que juntarlos en uno solo. Con Power Query ese “alguien” deja de ser una persona copiando y pegando: combinas toda la carpeta una vez y, cuando llega un archivo nuevo, solo pulsas Actualizar.
Lo que necesitas antes de empezar
- Todos los archivos en una misma carpeta (puede tener subcarpetas).
- La misma estructura en todos: mismas columnas, con los mismos nombres, en la misma hoja o tabla.
- Ningún otro archivo en esa carpeta que no quieras combinar (o filtraremos por nombre o extensión).
Consejo. Pide a quienes te envían los archivos que usen siempre la misma plantilla, idealmente con los datos en una tabla de Excel con nombre fijo (por ejemplo tblVentas). Te ahorrará casi todos los errores de este proceso.
Paso 1: conectar con la carpeta
En Excel: Datos → Obtener datos → Desde archivo → Desde carpeta. En Power BI: Obtener datos → Carpeta. Elige la carpeta y pulsa Abrir.
Aparece una lista con todos los archivos: nombre, extensión, fecha de modificación y ruta. Todavía no ves los datos, solo el inventario de archivos.
Paso 2: combinar y transformar
Pulsa Combinar → Combinar y transformar datos. Power Query te pide un archivo de ejemplo y, dentro de él, la hoja o tabla que contiene los datos. Elige la tabla tblVentas (o la hoja) y pulsa Aceptar.
Power Query hace mucho trabajo automático: crea una función que lee un archivo, la aplica a todos los de la carpeta y apila los resultados en una sola tabla. Además agrega una primera columna, Source.Name, con el nombre del archivo del que vino cada fila.
Paso 3: entender las consultas que se crearon
En el panel izquierdo aparecen varias consultas nuevas dentro de un grupo llamado “Transformar archivo de…”. No te asustes:
| Consulta | Para qué sirve |
|---|---|
| Archivo de ejemplo | El archivo que elegiste como modelo. |
| Transformar archivo de ejemplo | Los pasos que se aplican a cada archivo antes de juntarlos. |
| Transformar archivo (función) | Esos mismos pasos convertidos en una función. |
| Tu consulta final | La tabla combinada con todos los archivos. |
La clave: si cada archivo necesita una limpieza (quitar filas de título, promover encabezados), hazla en Transformar archivo de ejemplo. Se aplicará automáticamente a todos.
Paso 4: aprovechar el nombre del archivo
La columna Source.Name es oro. Si tus archivos se llaman Ventas_Manta.xlsx, Ventas_Quito.xlsx, puedes sacar la sucursal de ahí:
- Selecciona Source.Name → Transformar → Extraer → Texto entre delimitadores, con
_como inicio y.como final. - Renombra la columna como Sucursal.
El código que se genera es parecido a este:
= Table.TransformColumns(#"Tipo cambiado", {{"Source.Name", each Text.BetweenDelimiters(_, "_", "."), type text}})Si los archivos son mensuales (Ventas_2026-10.xlsx), puedes extraer el periodo de la misma forma.
Paso 5: filtrar archivos que no deben entrar
Si en la carpeta se cuelan archivos temporales (los que empiezan con ~$ cuando un Excel está abierto) u otros formatos, vuelve al primer paso de la consulta final, Origen, y filtra:
- Columna Extension: solo
.xlsx. - Columna Name: filtro de texto → No comienza con
~$.
= Table.SelectRows(Origen, each [Extension] = ".xlsx" and not Text.StartsWith([Name], "~$"))Paso 6: tipos de datos y carga
Revisa los tipos de cada columna en la consulta final (fecha, número, texto) y pulsa Cerrar y cargar. En Excel obtienes una tabla con todas las filas de todos los archivos; en Power BI, una tabla lista para tu modelo.
Paso 7: el mes siguiente
Copia el archivo nuevo en la carpeta y pulsa Actualizar. Power Query vuelve a leer la carpeta, encuentra el archivo nuevo y lo agrega. No hay que tocar nada más.
Problemas frecuentes y cómo resolverlos
- “No se encontró la columna X”: un archivo tiene un encabezado distinto (“Total” en uno y “Monto” en otro). Unifica los nombres en el origen o renómbralos en Transformar archivo de ejemplo.
- Columnas que salen vacías para algunos archivos: los nombres de columna difieren en mayúsculas o espacios. Power Query distingue “Ciudad” de “ciudad “.
- Errores al expandir: algún archivo no tiene la tabla o la hoja con el nombre esperado. Si combinas por hoja, todas deben llamarse igual; por eso es mejor usar una tabla con nombre fijo.
- Se duplicaron filas: hay dos copias del mismo archivo en la carpeta (por ejemplo, “Ventas_Manta (1).xlsx”). Revisa la carpeta o filtra por nombre.
- Cambié la carpeta de lugar: actualiza la ruta en Configuración de origen de datos.
Una idea para ir más lejos
Guarda la carpeta en OneDrive o SharePoint y conéctate con Obtener datos → Carpeta de SharePoint. Así, cada sucursal sube su archivo y tu reporte se alimenta solo, incluso desde el servicio de Power BI con actualización programada.
Combinar carpetas es una de las automatizaciones con mejor relación esfuerzo-resultado: una hora de configuración te devuelve horas cada mes.
